W delegacje jeździ się w różnych celach i w różnej częstotliwości. Jedno stanowisko będzie wymagało częstych delegacji, inne jednie raz na jakiś czas lub wcale nie będzie to konieczne. Wielu pracodawców ma problem z rozliczeniem delegacji, a pracownicy stawiają wygórowane wymagania co do zwrotu kosztów. Pisaliśmy już o tym, jak to wygląda w przypadku delegacji krajowej, ale jak to wygląda w przypadku delegacji zagranicznej?
Oddelegowania a podróż służbowa
Wielu pracowników traktuje podróż służbową jak wakacje, tylko że musisz wykonać kilka zadań związanych z pracą. Wydawać by się mogło, że będzie jak w filmach. Pracodawca zapłaci za hotel, pokryje koszty jedzenia, picia czy nawet wieczornego wyjścia na piwo. Szybko jednak przychodzi moment rozczarowania i goryczy, kiedy okazuje się, że wcale tak nie jest. Główny problem to rozróżnienie oddelegowania od podróży służbowej.
Oddelegowanie to moment w którym ty, jako przedsiębiorca, wysyłasz pracownika do wykonywania określonej pracy na określony czas, do miejscowości innej, niż ta zawarta w umowie. Zmiana taka następuje poprzez zastosowanie aneksu do umowy zmieniającego warunki pracy.
Natomiast podróż służbowa to taka podróż, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy czy też stałe miejsce jego pracy. Aby odbyć podróż służbową, pracownikowi wręcza się polecenie wydane na piśmie, określa się tam termin, miejsce oraz cel konkretnego wyjazd. Pracownik może odmówić wykonania polecenia, jednak wtedy ty, jako pracodawca możesz wyciągnąć odpowiednie konsekwencje.
Delegacje zagraniczne- jak rozliczyć pracownika?
Delegacje zagraniczne rozliczane są w następujący sposób:
Dieta
Wysokość diet zagranicznych określa Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 r. Wysokość diety za dobę podróży oraz limitu na nocleg w hotelu zależna jest od kraju do którego pracownik się udaje. Ta kwota może być jednak pomniejszona w przypadku niepełnej doby. Wtedy rozlicza się to w sposób następujący:
- do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety zagranicznej,
- ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety zagranicznej,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości
Pracodawca, podobnie jak w przypadku delegacji krajowej, może zatrudnić codzienne wyżywienie lub wyżywienie opłacane jest z karty okręgowej, jednak jeśli nie jest to pełne wyżywienie, a jedynie częściowe to wtedy:
- śniadanie – 15% diety,
- obiad – 30% diety,
- kolacja – 30% diety.
Nocleg
Podobnie jak w przypadku delegacji krajowej, to pracodawca zwraca koszty za nocleg, na podstawie faktury, paragonu czy innych rachunków przedstawionych przez pracownika. Jeśli pracownik takich dokumentów nie posiada to przysługuje mu jedynie rozliczenie ryczałtowe czyli 25% limitu ryczałtu za nocleg. Ile wynosi ten limit? To również określa Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 r.
Dojazdy
Tutaj również wszystko jest tak samo jak w przypadku delegacji krajowej, czyli pracodawca wybiera jakim środkiem transportu pracownik musi dotrzeć na miejsce. Zwrot za dojazd i powrót np. z dworca czy lotniska pokrywana jest ryczałtowo w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą czy w miejscowości w której pracownik korzystał z noclegu. Pracownikowi odbywającemu podróż służbową zagraniczną przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z poruszaniem się środkami komunikacji miejscowej – 10% diety za każdą rozpoczętą dobę tej podróży.
Należności za inne wydatki
Inne wydatki czy inne koszta, które pracownik poniósł powinny być udokumentowane na fakturze czy paragonie. Można się ubiegać o zwrot kosztów związanych z przewozem bagażu czy leczeniem i zakupionymi lekami w razie choroby. Warto zaznaczyć także, że w razie zgonu pracownika pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.
