Będąc szefem czy prowadząc własną firmę, musisz ogarniać wiele rzeczy, często w tym samym czasie. Prędzej czy później dojdzie do momentu w którym konieczne będzie zorganizowanie spotkania służbowego, aby omówić sprawy bieżące, coś, co wydarzy się w przyszłości czy inne istotne kwestie dla firmy i pracowników. Jak się do tego zabrać? Jak zorganizować spotkanie służbowe? Odpowiadamy!
10 zasad organizacji spotkań służbowych
Każde spotkanie służbowe będzie wyglądało inaczej, ponieważ dotyczy innych kwestii i zaproszonych zostało x innych osób, warto jednak ustalić ogólne zasady, które pomogą nie tylko tobie, ale i uczestnikom owego spotkania, tak aby wszystko przebiegło szybko i sprawnie. W końcu spotkanie nie jest tylko dla ciebie, ale także i dla nich. O czym warto pamiętać?
- Ustal termin.
- Zaproś uczestników na zebranie i poproś o potwierdzenie.
- Rozpocznij punktualnie.
- Powitaj uczestników zebrania.
- Ustal harmonogram.
- Dostarcz potrzebne materiały.
- Kontroluj harmonogram i czas.
- Poproś o sprawozdanie ze spotkania.
- Podsumuj analizowane kwestie.
- Zakończ spotkanie.
Ustal termin
Termin spotkania służbowego powinien być w miarę możliwości wygodny i dla ciebie i dla reszty uczestników. Jeśli zapraszasz na spotkanie swoich pracowników, upewnij się, że nie mają oni w tym czasie przerwy, a jeśli konieczne jest spotkanie także podczas tej przerwy, poinformuj ich o tym, że na przerwę mogą iść od razu po spotkaniu.
Zaproś uczestników na zebranie i poproś o potwierdzenie
Na spotkanie możesz zaprosić uczestników telefonicznie lub mailowo, dużo zależy od tego, kogo zapraszasz. Jeśli swoich pracowników, którzy i tak są w biurze, możesz napisać do nich bezpośrednio maila lub skontaktować się z ich Team Leaderem, aby on przekazał dalej ta informacje. Ważne osobistości możesz zaprosić telefonicznie. Pamiętaj, aby poprosić o potwierdzenie przybycia do dnia XX.XX.XXXX, wtedy będziesz pewniejszy całego spotkania.
Rozpocznij punktualnie
Nie ma nic gorszego, niż spóźnianie się. Jeśli ustaliłeś, że spotkanie ma odbyć się równo o 12:00, bądź wcześniej w umówionym miejscu, przygotuj wszystko, co powinieneś, czyli laptopa podepnij do ekranu, zapal światło czy wydrukuj dokumenty, które będą ci potrzebne.
Powitaj uczestników zebrania
Czas na rozpoczęcie spotkania. Powitaj uczestników, zaproś ich do środka sali i poproś, aby wygodnie sobie usiedli. Głowa do góry, będzie dobrze!
Ustal harmonogram
Harmonogram ma pomagać zarówno tobie, jak i uczestnikom twojego spotkania. W ten sposób obie strony upewnią się, że każda istotna kwestia została poruszona, wszystko zostało omówione i wszyscy wiedzą, na czym stoją. Harmonogram ma także pomóc ci trzymać się tematu i upewnić się, że o niczym nie zapomniałeś. Możesz go rozpisać np. na tablicy czy wyświetlić na ekranie jednak warto go cały czas mieć gdzieś na widoku.
Dostarcz potrzebne materiały
Jeśli masz pracownikom coś wydrukować, coś powinni przeczytać czy podpisać, upewnij się, że zrobisz to przed spotkaniem, aby na ostatni moment nie latać i nie prosić kogoś o szybkie drukowanie.
Kontroluj harmonogram i czas
Na spotkaniu łatwo się zatracić, zwłaszcza gdy spotkanie prowadzisz z fajnymi ludźmi. Od słowa do słowa, kończycie na opowiadaniu sobie wzajemnie żartów, a czas spotkania ucieka nieubłaganie. To zostawcie sobie na koniec.
Poproś o sprawozdanie ze spotkania
Po każdym oficjalnym zebraniu powinien pozostać ślad w postaci sprawozdania. W tym celu zazwyczaj prosi się jedną, zaufaną osobę o zapisywanie wszystkiego, co istotne. Warto także tej osobie, dać ewentualne wskazówki czy materiały, a nie rzucać ją na głęboką wodę.
Podsumuj analizowane kwestie
Zakończenie dyskusji i podsumowanie całego spotkania to bardzo ważny element, o którym nie wolno ci zapominać. Także teraz odpowiadaj na wszystkie pytania, które mogą do ciebie mieć uczestnicy spotkania.
Zakończ spotkanie
Czas pożegnać się z wszystkimi, podziękować za spotkanie i rozejść się. Widzisz? Wcale nie było to takie trudne, prawda? Świetnie sobie poradziłeś!
