Czasem jest tak, że pracownika trzeba wysłać na delegację albo w obrębie kraju albo na taką zagraniczną. Pracownicy na różnych stanowiskach jeżdżą w delegację. Tylko co z wynagrodzeniem? Z pewnością wiesz, że inaczej rozlicza się delegację, a inaczej normalny dzień w pracy. Jak to wyliczyć? Odpowiadamy!
Oddelegowania a podróż służbowa
Wielu pracowników traktuje podróż służbową jak wakacje, tylko że musisz wykonać kilka zadań związanych z pracą. Wydawać by się mogło, że będzie jak w filmach. Pracodawca zapłaci za hotel, pokryje koszty jedzenia, picia czy nawet wieczornego wyjścia na piwo. Szybko jednak przychodzi moment rozczarowania i goryczy, kiedy okazuje się, że wcale tak nie jest. Główny problem to rozróżnienie oddelegowania od podróży służbowej.
Oddelegowanie to moment w którym ty, jako przedsiębiorca, wysyłasz pracownika do wykonywania określonej pracy na określony czas, do miejscowości innej, niż ta zawarta w umowie. Zmiana taka następuje poprzez zastosowanie aneksu do umowy zmieniającego warunki pracy.
Natomiast podróż służbowa to taka podróż, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy czy też stałe miejsce jego pracy. Aby odbyć podróż służbową, pracownikowi wręcza się polecenie wydane na piśmie, określa się tam termin, miejsce oraz cel konkretnego wyjazd. Pracownik może odmówić wykonania polecenia, jednak wtedy ty, jako pracodawca możesz wyciągnąć odpowiednie konsekwencje.
Jak rozliczać delegację? Co należy się pracownikom?
Każdemu pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują pewne należności na pokrycie kosztów związanych z delegacją. Kwestia ta została uregulowana w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Delegacje krajowe – jak rozliczyć pracownika?
Delegacje krajowe rozliczane są w następujący sposób:
Dieta
Dieta to kwota na pokrycie kosztów związanych z wyżywieniem. Obecnie wynosi 30 złotych. Nalicza się ją już od pierwszego dnia, czyli wjazdu, aż po powrót. Jeśli podróż krajowa trwa mniej niż 24 godziny rozlicza się to w sposób następujący:
- od 8 do 12 godzin – połowa diety krajowej
- od 12 godzin w górę – dieta w pełnej wysokości
Jeżeli podróż krajowa trwa dłużej niż 24 godziny, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje połowa diety krajowej,
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Rozporządzenie uwzględnia także możliwość pomniejszenia diety, jeśli pracownik będzie miał zapewnione częściowe wyżywienie np. w hotelu, i tak:
- śniadanie – pracodawca obniża dietę o 25%;
- obiad – pracodawca obniża dietę o 50%;
- kolacja – pracodawca obniża dietę o 25%.
Nocleg
Pracodawca albo zapewnia nocleg albo zwraca koszt noclegu w hotelu czy innym obiekcie, jednak wtedy pracownik musi przestawić fakturę. Jeśli pracownik nie przedłoży tego typu dokumentów, wówczas otrzymuje tzw. ryczałt za nocleg. Jego wysokość stanowi 150% wartości diety, czyli 45 zł. Pracownik ma prawo do ryczałtu za nocleg, gdy nocleg ten trwał minimum 6 godzin między godzinami 21:00 a 7:00 rano.
Koszty transportu
To, w jaki sposób przemieścisz się z miejsca w którym pracujesz do miejsca do którego jesteś oddelegowany zależne jest od pracodawcy. To on określa środek transportu (pociąg, samochód, statek, samolot, autobus, autokar). Zwrot wydatków na dojazd odbywa się na podstawie przedstawionych przez pracownika dokumentów. Jeśli pracownik nie posiada takich dokumentów, pracodawca wypłaca mu ryczałt za dojazd, czyli 20% diety, czyli 6 złotych, za każdą rozpoczętą dobę podróży.
Należności za inne wydatki
Dodatkowo pracownik może ubiegać się o zwrot kosztów poniesionych za parking, bilet wstępu na targi, przejazd autostradą przez bramki itp. Powinno jednak te koszty uwzględnić się w rozliczeniu i udokumentować fakturą czy paragonem.
