Negocjacje

Jak zawiera się umowy w firmie? Osoba za to odpowiedzialna znajduje odpowiedniego kontrahenta, przedstawić mu ofertę przedsiębiorstwa i przeprowadzić negocjacje. Żeby jednak wszystko poszło po naszej myśli, warto dobrze się do nich przygotować.

Przygotowanie do negocjacji? Po co?

Wydaje się, że to błaha i nieprzydatna rzecz, warto jednak poświęcić na przygotowanie trochę czasu – od jakości przygotowań może zależeć w dużej mierze wynik rozmów. Łatwiej można poruszać się w rozmowie z partnerem, trzymać się określonego planu rozmowy i skutecznie egzekwować wcześniejsze ustalenia.

Krok pierwszy – określanie przedmiotu negocjacji

Pierwszym krokiem, jeśli chodzi o przygotowanie do negocjacji, powinno być jasne i klarowne wskazanie celu. Można tego dokonać w formie listy zagadnień i problemów, które chce się poddać pod dyskusję w trakcie nadchodzącego spotkania z kontrahentem. Wypisujmy nie tylko te kwestie, które są dla nas ważne, ale także te, które mogą zostać poruszone przez naszego rozmówcę. Jeżeli mieliśmy już z nim do czynienia i choć odrobinę go znamy, spróbujmy wyobrazić sobie, o co może zapytać, co jest dla niego najważniejsze, z czym się nie zgadza. Nawet jeżeli wymyślimy wiele kwestii, nad którymi mógłby się pochylić nasz partner, zanotujmy je wszystkie – w ten sposób można uniknąć zaskoczenia.

Planowanie rozmowy ułatwi nam też podzielenie zanotowanych pomysłów na bloki tematyczne lub uszeregowanie ich według stopnia ważności.

Krok drugi – zdefiniowanie celów i ich ważności

Następnie warto zdefiniować cele rozmów. Warto zrobić to na dwóch poziomach:

  • minimalnym – wskazujemy tutaj cel, który jest możliwy do osiągnięcia w łatwy sposób;

  • maksymalnym – określamy tu wymiar celu, którego osiągnięcie byłoby dla nas najbardziej korzystne.

Precyzując cele, nie zapominajmy, że możliwe są różne rozwiązania – zarówno te korzystne dla nad, jak i te, które nie przyniosą nam spodziewanych korzyści. Ich wskazanie oraz oswojenie się z nimi pozwoli nam uniknąć zaskoczenia w trakcie negocjacji.

Dobrze jest też ustalić hierarchię naszych dążeń, czyli wyróżnić cele, na których osiągnięciu najbardziej nam zależy, i te, które możemy poświęcić. Mamy dwie metody uszeregowania w ten sposób celów:

  1. wypisanie wszystkich zamiarów i nadanie im rangi – uszeregowanie od najważniejszego do najmniej ważnego;

  2. wypisanie wszystkich celów i nadanie im wagi tak, aby ich suma była równa sto. W ten sposób można w analityczny sposób dokonać porównania poszczególnych ofert. Dzięki temu można też zobaczyć, czym się one różnią i jak te różnice wpływają na ogólną wagę celów.

Takie uporządkowanie celów ograniczy niebezpieczeństwo ulegnięcia manipulacji drugiej strony i podejmowania decyzji pod wpływem impulsu. Pomaga to też zakreślić obszar negocjacji – płaszczyznę, na której porozumienie jest najbardziej możliwe do osiągnięcia. Zawiera on rozwiązania, które strony mogą wypracować w czasie negocjacji.

Krok trzeci – zapoznanie się z sytuacją drugiej strony negocjacji

Przeanalizowanie sytuacji, problemów i dążeń swojej firmy jest bardzo ważne, ale nie najważniejsze podczas przygotowania do negocjacji. Należy również dokładnie zbadać sytuację, w której znajduje się kontrahent. Nie zawsze bowiem nasze dążenia będą spójne.  Dlatego właśnie dobrze jest zwizualizować sobie jego minimalne i maksymalne cele. Na tej podstawie można przewidzieć, które momenty negocjacji będą kluczowe. Ustalenie zamiarów przeciwnika może pomóc menedżerowi w przygotowaniu się do wypracowania najlepszych dla obu stron rozwiązań.

Krok czwarty – decyzja o wyborze strategii

Możemy wybierać pomiędzy czterema metodami:

  • aktywno-kooperacyjna – polega ona na logicznym i szczegółowym rozważaniu argumentów przeciwnej strony, niereagowaniu na argumenty emocjonalne i żywym prowadzeniu rozmów;

  • pasywno-współpracująca – zakłada zachowywanie się według utartych schematów i obowiązujących norm, uleganie argumentom przeciwnika i bycie chętnym do współpracy;

  • aktywno-walcząca – negocjator jest bardzo aktywny, dominujący i impulsywny, reaguje spontanicznie, nierzadko narzucając w ten sposób swoje racje i wyrażając negatywne emocje;

  • pasywno-walcząca – negocjator wykorzystuje swoje zdolności dyplomatyczne, zachowując dzięki temu dobre układy interpersonalne; ponadto jego zachowanie cechuje otwartość, empatia i delikatność.

Jeżeli zdecydujemy się na któryś z powyższych sposobów, możemy w końcu przejść do wyboru strategii negocjacji. Zastanówmy się, która z przedstawionych wyżej metod pasuje do przedmiotu negocjacji i która mogłaby pasować do naszego partnera.

Choć może się tak wydawać, wynik negocjacji rzadko zależy od szczęścia. Sukces zapewnią  dobre argumenty, umiejętność dyskutowania i wypracowywania optymalnych rozwiązań. Dlatego warto poświęcić więcej czasu i skupić się na dogłębne analizy i gruntowne przygotowania.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here